M23S4 Herramientas para administrar un proyecto

Actualmente existen múltiples herramientas que permiten la creación de diagramas de flujo, mapas conceptuales, líneas del tiempo, etc., los cuales coadyuvan en la gestión del proyecto en cuestión.
La elaboración de páginas Web también se ha vuelto más sencilla. Hace pocos años era fundamental tener conocimiento de lenguaje HTML y de programación básica. También se requería saber del funcionamiento técnico para poder crear la página Web más sencilla. Esto también ha cambiado para facilitar la vida a los usuarios actuales.
Hoy puedes encontrar diversas herramientas independientes que te pueden ayudar en la gestión y administración de proyectos. A continuación revisarás algunas de fácil uso y de acceso libre (gratuitos).

Coloca el cursor sobre cada imagen para conocer algunas de las características de los diferentes programas para elaborar diagramas de flujo.

Diagramas







Agenda de calendarios

Este invento permitió regular la corriente que pasa por él, amplificar señales eléctricas así como conmutarlas, principio básico de la estructura de comunicación de las computadoras.

 Video conferencias

Coloca el cursor sobre cada imagen para conocer algunas de las características de los diferentes programas para realizar conferencias o llamadas a través de video.

Paginas Web

Hoy en día se ha facilitado la creación de sitios Web de cualquier tipo, gracias a que existen diversas aplicaciones que cuentan con plantillas prediseñadas y objetos que están listos para ser insertados en las páginas Web.

Las siguientes aplicaciones tienen en general las mismas características:

Compatibilidad: Windows, Apple (Mac) por medio de los navegadores más comunes.

Funcionalidad: Tienen una amplia gama de plantillas que sirven para crear páginas Web de forma sencilla y rápida, ya que al editar se cuenta con recursos ya hechos, listos para insertarse. Se pueden crear páginas Web, blogs, portafolios, eventos y sitios personales.

Ventajas: Tienen una amplia gama de plantillas prediseñadas, aunque también ofrece oportunidad al usuario para crear su propio diseño.

Desventaja: Su uso es en línea, por lo que se deberá tener acceso a Internet. Para acceder a más recursos o crear muchos sitios Web se tendrá que pagar por el uso del mismo

M23S4 Administración de proyectos

M23s3 Diseño de páginas Web

M23S3 Seguimiento del proyecto

Seguimiento del proyecto

La parte dinámica del proceso administrativo inicia con la dirección, la cual tiene a su cargo los planes estructurales y es responsable de guiar los esfuerzos colectivos.

La integración, supervisión, comunicación, motivación y toma de decisiones, de la fase operativa y dinámica, pueden darse o no en la dirección. No obstante, el seguimiento o dirección de un proyecto depende de diferentes situaciones y elementos que se presentan durante su desarrollo.

Integración

Es la función por la cual el administrador reúne los recursos necesarios para iniciar la ejecución de los planes.

Supervisión

Es la acción de vigilar y guiar a los subordinados para que realicen las actividades planeadas. La persona encargada de realizar la supervisión puede ser un jefe o un líder.

Comunicación

Es la transferencia, comprensión y respuesta del significado de un mensaje que se da entre un emisor y un receptor.

Los elementos de la comunicación son:

• Emisor es la persona que envía el mensaje.

• Receptor es la persona que recibe el mensaje.

• Mensaje es aquello que el emisor le dice al receptor.

• Canal es el medio por donde viaja el mensaje.

• Respuesta es la retroalimentación que el receptor da al emisor.

Motivación

Es la fuerza que determina el comportamiento de una persona, su nivel de esfuerzo y persistencia para lograr algo.

Toma de decisiones

Es la elección de una solución para resolver un problema en las mejores circunstancias. Este proceso suele tener las siguientes etapas:

• Definición del problema

• Análisis

• Propuesta de solución

• Evaluación de soluciones

• Elección de soluciones

No olvides consultar el contenido en extenso para profundizar en el estudio de este tema.

M23S2 Etapas de la planeación estratégica

M23S2 Diseño del cronograma

M23S2 Para saber más

Existen diversas certificaciones en gestiones de proyectos, como el PMP por sus siglas en Inglés Project Management Profesional, otorgado por el Proyect Management Institute, que consiste en aprobar un examen y demostrar horas de experiencia en la administración del tiempo, costo y alcance.

En las siguientes ligas, podrás encontrar información de interés sobre indicadores, tendencias económicas y tecnológicas para las áreas de desarrollo de proyectos:

• López, Sheldon. (2013). Planeación de Proyectos basados en PMI (PMBOK). Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de https://www.youtube.com/watch?v=nvdxt-08KnI

• CIO Perú (2015) Las 10 mejores certificaciones en gestión de proyectos Recuperado el 30 de mayo de 2017 de http://cioperu.pe/articulo/19212/las-10-mejores-certificaciones-en-gestion-de-proyectos/

• El baúl de las curiosidades. (2014). Cómo hacer un Diagrama de Gantt en Excel. Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de https://www.youtube.com/watch?v=5UdWNgZ96nA

• Global Business Surgeons LTDA. (2014). MS. Project - Asignar Recursos (trabajo, material y costo). Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de https://www.youtube.com/watch?v=YT1w0ixusVA

• Ingeniería Industrial. (2016). CPM (Método de la ruta crítica). Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/investigaci%C3%B3n-de-operaciones/cpm-metodo-de-la-ruta-critica/

• Banco Mundial. (2016). Explorar. Crear. Compartir: Datos sobre desarrollo. Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de http://databank.bancomundial.org/data/home.aspx

• Cann, Oliver. (2016). Las 10 principales tecnológicas emergentes de 2016. Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de https://www.weforum.org/es/agenda/2016/06/las-10-tecnologias-emergentes-de-2016/

• El Empresario. (2016). Casos de éxito. Recuperado el 27 de noviembre de 2016 de http://elempresario.mx/casos-exito

M23S2 Tipos de planificación

Cuando hablamos de proceso de planificación de un proyecto en el ámbito laboral, debemos identificar con cuál vamos a interactuar.

Planificación estratégica

Trata del entorno de la empresa y su situación interna. Es aquella que permite formular estrategias organizacionales. Su diseño tiene impacto en todas las áreas de la organización y en una gran variedad de actividades. Algunas caracteristicas adicionales son:

• Presenta un enfoque global de la organización a cargo de la Dirección General.

• Es proyectada a mediano y largo plazo.

• Es base para la planificación de la empresa.

Planificación táctica

Se da a nivel funcional o departamental. Analiza la situación de una determinada área o departamento. Está dirigida a formular estrategias funcionales y a diseñar planes de acción con un alcance menor, pero más detallados que los estratégicos.

Otras características son:

• Los responsables son gerentes o jefes de área.

• Es proyectada a corto plazo.

• Se rige bajo la planificación estratégica.

Planificación operacional

Consiste en analizar la situación de los elementos necesarios para realizar una tarea o actividad específica. Se establecen objetivos operacionales, se formulan estrategias simples o cursos de acción y se diseñan planes o programas de acción con un alcance menor, pero más detallados que los tácticos.

Otras características son:

• Considera sólo una tarea o actividad específica.

• Es elaborada por los jefes o responsables del equipo de trabajo.

• Se realiza a inmediato o corto plazo.

• Se rige de la planificación táctica.

Tipos de objetivos

Estratégicos

Son generales, de largo plazo y definen el rumbo del proyecto. Algunos ejemplos son:

• Ser la empresa líder del mercado.

• Lograr una mayor participación en el mercado.

• Ser una marca reconocida en el mercado.

Tácticos

Se dan a nivel de áreas o departamentos. Algunos ejemplos son:

• Incrementar las ventas un 20%.

• Aumentar la eficiencia de la producción un 10%.

• Reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores un 15%.

Operacionales

Son objetivos específicos y de corto plazo, se formulan a nivel operación y comprenden las tareas o actividades de cada área. Algunos ejemplos son:

• Reducir el tiempo de entrega de productos.

• Reducir el número de retrabajos por errores en la calidad.

• Aumentar el número de medios de difusión.

No olvides consultar el contenido en extenso para profundizar en el estudio de este tema.

M23S2 Proceso de planificación de un proyecto

Análisis

Esta etapa responde a la pregunta ¿Cómo es? e implica revisar, documentar y describir las diferentes fuerzas externas (económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas, consumidores y competencia) que afectan o podrían afectar el proyecto.

Determinación del alcance u objetivo

Esta etapa responde a la pregunta ¿Qué se quiere hacer? e implica identificar aquello que permita considerar los recursos y capacidades de una persona, institución, empresa, en un área determinada, así como tomar en cuenta los recursos y limitaciones para realizar una tarea o actividad específica.

Formulación de estrategias o forma de lograrlo

Esta etapa responde a las preguntas ¿Quién lo hará? ¿Cómo se debe hacer? ¿En cuánto tiempo? ¿Con qué recursos? ¿Cuánto costará? ¿Qué riesgos tendremos? La idea es encontrar las mejores estrategias para agilizar el desempeño y consecución del proyecto.

Diseño de planes de acción

En este paso se debe especificar cuándo se realizarán las actividades o acciones y quién las realizará. Algunos de los elementos que suelen contener los planes de acción son:

• Tareas. Actividades o acciones que se van a realizar para implementar las estrategias.

• Recursos. Es todo aquello que se va a utilizar para realizar las tareas e implementar las estrategias, así como la forma en que se van a distribuir.

• Responsables. Son las personas que realizan las tareas e implementan las estrategias.

• Programa. Es el cronograma que define las fechas de inicio y término, así como los plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.

• Presupuesto. Es la inversión requerida para realizar las tareas e implementar las estrategias.

Los planes de acción son un instrumento de control y sirven de guía para implementar o ejecutar las estrategias, y para que los objetivos y todo lo planificado sea del conocimiento de todos los miembros de la organización.

Medición y control del desarrollo del proyecto

Esta etapa responde a las preguntas ¿Existen desviaciones? ¿Estamos en tiempo? e implica establecer un sistema de referencia por medio del cual se miden y se controlan las actividades y fechas de ejecución, incluyendo el registro de las desviaciones que lleguen a presentarse. Los elementos de medición y seguimiento se establecen claramente en la tercera etapa del proyecto.

No olvides consultar el contenido en extenso para profundizar en el estudio de este tema.

M23S1 Toma de decisiones y resolución de problemas en la administración y gestión

Toma de decisiones

Introducción

La toma de decisiones es un proceso para identificar y seleccionar un curso de acción para resolver una problemática, aprovechar una oportunidad o desarrollar una idea en específico. Todo el tiempo tomamos decisiones.
La resolución de problemáticas, el aprovechamiento de oportunidades o el desarrollo de ideas tenemos que verlos como el centro del conjunto de decisiones que debemos tomar en un momento dado. A partir de ahí, debemos desglosar cada parte involucrada en una decisión. Debemos entender que en la administración y gestión del proyecto todo lo que decidimos, por mínimo que sea, tiene influencia sobre los demás aspectos.

 

Toma de decisiones

Introducción

La toma de decisiones es un proceso para identificar y seleccionar un curso de acción para resolver una problemática, aprovechar una oportunidad o desarrollar una idea en específico. Todo el tiempo tomamos decisiones.
La resolución de problemáticas, el aprovechamiento de oportunidades o el desarrollo de ideas tenemos que verlos como el centro del conjunto de decisiones que debemos tomar en un momento dado. A partir de ahí, debemos desglosar cada parte involucrada en una decisión. Debemos entender que en la administración y gestión del proyecto todo lo que decidimos, por mínimo que sea, tiene influencia sobre los demás aspectos.

Elementos de las decisiones

Podemos hablar de decisiones programadas y no programadas.

Existen tres momentos claves al momento de tomar decisiones, los cuales debes tener presente:

Modelos para la toma de decisiones

Podemos utilizar varios modelos o matrices para tomar decisiones efectivas. Estos modelos se pueden utilizar en cualquier ámbito. No se limitan a un área en específico. A continuación, se presentan algunos modelos:

¡Recuerda!

En la toma de decisiones, en la resolución de problemáticas y en el desarrollo de ideas se recomienda seguir los pasos que te ayuden a diseñar las mejores estrategias para lograr las metas que quieres alcanzar. Los planes te permiten ver todas las opciones con las que cuentas para poder elegir la que más te convenga. Administrar y gestionar te permiten ejecutar de manera efectiva los pasos que diseñaste. ¡Sé creativo!

Modelo satisfactor Modelo de favorito implícito Botón: Modelo intuitivo

En el modelo satisfactor la persona que toma la decisión selecciona la primera solución “suficientemente buena”, es decir, aquella satisfactoria y suficiente. La racionalidad limitada tiene que ver con este modelo. En ocasiones las personas que toman decisiones se valen de modelos simples con las características esenciales de las situaciones, ideas, oportunidades o problemas, pero no consideran la complejidad de las ideas.

 

La ética en la toma de decisiones 

La manera en que tomamos decisiones y la calidad de las opciones finales en ocasiones están influidas por las percepciones. La percepción es un proceso por el cual las personas organizan e interpretan sus impresiones sensoriales con el fin de darle significado a su ambiente. Cada persona percibe de una manera objetiva las diferentes situaciones al momento de tomar decisiones.
En este sentido, otro aspecto que debes considerar al momento de tomar una decisión es que ésta debe estar informada, razonada, consciente, responsable y que pueda cumplir con los criterios éticos del utilitarismo.

• La decisión debe hacerse de manera que proporcione el mayor bien.

• Que se tomen en libertad, y

• De acuedo con lo que es justo, es decir, que sea imparcial.

 

M23S1 Funciones de la administración y proceso administrativo

M23S1 Proceso de toma de decisiones

Observa el siguiente video para identificar cuál es el proceso que se aplica en la toma de decisiones para la solución de problemas:

https://www.youtube.com/watch?v=pZ9YdAVw5kQ

M23S1 Design Thinking

El Design Thinking es una metodología para generar ideas innovadoras, esta metodología te puede ser de mucha utilidad para la gestión de tus ideas. En el siguiente sitio encontrarás toda la información que necesitas conocer sobre ella:

http://designthinking.es/inicio/index.php

M23S1 La gestión en los ámbitos educativo, laboral y social

La práctica de la gestión hoy en día va mucho más allá de la mera ejecución de instrucciones surgidas del mando superior de la organización. Las personas con responsabilidades de conducción tienen que planificar y ejecutar el plan. El concepto gestión connota, por tanto, las acciones de planificar así como las de administrar.

En la administración y gestión de cualquier proyecto o desarrollo de ideas las tecnologías emergentes permiten realizar mejores prácticas y utilizarlas para perfeccionar un proceso.

Existen diversas herramientas, como los diagramas, que pueden ayudarte a planificar tus actividades desde las más sencillas, como tus actividades del día, un evento familiar, un trabajo, o cualquier otra, y así tener una gestión efectiva de los compromisos y actividades que debes cumplir.

Diagrama de Gantt

El diagrama de barras o de Gantt es una representación de la planificación en un formato gráfico. Muestra la duración de actividades respecto a un calendario. También define el responsable (persona, grupo o cualquier otro) para cada actividad o módulo de trabajo, así como el lugar de cada actividad en la descomposición del trabajo en módulos. Es probablemente el modo más eficaz para comunicar una planificación. Por este motivo, es adecuado incluirlo en el plan y usarlo en la comunicación. Puedes ver un ejemplo consultando el Contenido extenso de la Unidad 1, página 16.

Para elaboración de estos diagramas puedes utilizar diversas applicaciones de internet como:

Recuerda que crear un plan, desarrollar una idea, resolver una problemática o aprovechar alguna oportunidad debería ser un proceso creativo e innovador, y no aburrido donde las tecnologías emergentes te dan la mano para llevar cualquier metodología que decidas adoptar.

Última modificación: lunes, 19 de junio de 2017, 11:54

M23S1 Gestión de proyectos

En el siguiente video podrás conocer en qué consiste la gestión de proyectos y podrás identificar la importancia de su aplicación.

https://youtu.be/MlyrriEzx3o

M23S1 Proceso administrativos. Fases y etapas

El siguiente video te permitirá profundizar sobre las fases y etapas del proceso administrativo. Obsérvalo para profundizar en el tema.

https://youtu.be/PcuLdqG8QxE?list=PLelUqgJo6lCSMSJyxM9nI4ONlk47mpuPC

M23S1 Historia y evolución de la administración

A continuación, encontrarás información relacionada con la historia y evolución de la administración.

Para que tengas un panorama amplio, observa los 3 videos:

https://www.youtube.com/watch?v=1tlAV6tSUd8

http://www.gestiopolis.com/historia-cambios-y-evolucion-de-la-administracion/

https://www.youtube.com/watch?v=075jORGHHGU

M23S1 ¿Qué es la administración?

¿Qué es la administración?

La administración data desde antes de nuestra era; filósofos como Sócrates, Platón y Aristóteles la incluyeron en sus discursos. Por ejemplo, Platón en su obra La República expuso su punto de vista sobre la administración de los negocios públicos. Francis Bacon, filósofo y estadista inglés, se anticipó al principio conocido en administración como principio de la prevalencia de lo principal sobre lo accesorio. Descartes, Tomas Hobbes y Jean- Jacques Rousseau, contribuyeron desde sus campos de acción en crear los fundamentos y antecedentes de la administración.

Otra manera de definir a la administración es:

“darle forma, de manera consciente y constante, a una idea, a una organización, al tiempo y a los recursos. La administración es la principal actividad que hace la diferencia en el grado de éxito o no de cualquier cosa que ponemos en práctica”.

La administración se ha abordado desde diferentes teorías, a principios de este siglo las teorías de Fayol y Taylor aún tienen fuerte presencia y consisten en lo siguiente:

Administración

La administración puede ser definida como un proceso de planificación, organización, desarrollo, análisis, seguimiento, de uso efectivo y responsable de los recursos disponibles (materiales, información, tecnología, capital humano, dinero), cuyo fin es alcanzar de manera eficaz y eficiente un objetivo o meta previamente establecido.

Otras teorías de la administración, son las que se muestran a continuación:

Este breve paseo por los antecedentes de la administración es importante para comprender a la administración como un proceso.

No olvides leer el contenido extenso para profundizar en el estudio de este tema.